¿Qué es la facturación electrónica?

Es, ante todo, una factura. Esto significa que tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Se expide y recibe en formato electrónico. En otras palabras, es un documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas permitiendo el cumplimiento de las características y condiciones en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación.

¿Cuáles son las características de la FE?

  • Utiliza el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
  • Lleva la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
  • Cumple los requisitos del Estatuto Tributario y discrimina el impuesto al consumo cuando es del caso.
  • Incluye la firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no repudio de la factura electrónica, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.
  • Incluye el Código Único de Factura Electrónica CUFE.

¿Cuáles son los decretos y resoluciones que reglamentan la facturación electrónica en Colombia?

Las últimas Resoluciones fueron emitidas durante 2019; sin embargo, lo más importante es que tengas presente cuál es la fecha en la que empezaste a facturar electrónicamente. Si lo hiciste antes del 18 de enero de 2019, deberás regirte por la Resolución 1122 de 2019, en la que se convoca a personas naturales y jurídicas para ser facturadores electrónicos, de lo contrario, deberás hacerlo por la Resolución 20 del 26 de marzo de 2019. Conoce las novedades del decreto 2242 para el 2019 y 2020.

¿Puede un sujeto que voluntariamente optó por expedir facturación electrónicamente renunciar a este esquema y volver a facturar por computador o talonario como lo venía haciendo?

De acuerdo con el artículo 20, numeral 1 del Decreto 2242 de 2015, a partir del momento en que se notifique la resolución de habilitación para facturar electrónicamente, el obligado a facturar deberá cesar la expedición de facturas por computador y en papel; salvo en los casos de contingencia, para los que podrá utilizar la facturación en papel. Luego de habilitado para facturar electrónicamente no podrá dejar de hacerlo por éste mecanismo.

¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente?

De un lado están los obligados a facturar seleccionados por la DIAN mediante resolución de carácter general; por otro, están quienes voluntariamente decidan adoptar el modelo.

¿Qué sucede si no facturo electrónicamente?

La facturación electrónica será obligatoria y habrá sanciones drásticas para las empresas que no la implementen. Según la Reforma Tributaria de 2016, también conocida como Ley 1819, todas las empresas del país deberán emitir factura electrónica de las ventas y comercialización de sus productos o servicios a más tardar el 1 de enero de 2019.

  • Sanción Económica: Este tipo de sanción comprende una multa equivalente al uno por ciento del valor de las operaciones facturadas sin el cumplimiento de los requisitos legales, es decir que si la factura estaba expedida por un valor de un 10 millones de pesos, la multa a pagar sería de $100.000 pesos, esta sanción se aplica por cada factura emitida de manera incorrecta, por lo que al no acatar la norma, la sanción podría crecer exponencialmente. Conoce más en el artículo 617
  • Cierre de los establecimientos: El cierre de los establecimientos de comercio, consultorios u oficinas procede principalmente cuando estos lugares están incumpliendo con su obligación fundamental de facturar. El cierre se llevará a cabo mediante la imposición de sellos oficiales con la frase “cerrado por evasión”. Puedes conocer más de esta sanción en el Art. 684-2

¿Qué debo hacer para hacer empezar a facturar electrónicamente en mi empresa?

Bajo el nuevo mecanismo de Facturación Electrónica requerido por la DIAN, llamado “Validación Previa”, se hace necesario contar con algún tipo de software para expedir Facturas Electrónicas.

El nuevo mecanismo exige que para expedir una factura que deba ser electrónica, es necesario primero: 1) detallar la factura en un computador, con todos sus componentes obligatorios —por ejemplo, NIT del que vende y compra, items o servicios a vender, impuestos incluidos, etc—y enviar la totalidad de ésta información como una “pre-factura” a la DIAN, en tiempo-real, antes de poder expedir la factura válida al cliente (o adquirente).

La información electrónica que llega a la DIAN será revisada en tiempo real por un programa que realiza decenas de validaciones a la factura y la aprueba o rechaza. Si es aprobada la factura, la DIAN envía un mensaje al software con el que el establecimiento realizó la factura, permitiendo, ahora sí, emitirla al cliente como una factura (electrónica) válida.

La totalidad de este proceso se debe dar en menos de un segundo, para no demorar la facturación de una empresa, pero para que esto suceda, toda empresa debe contar con una solución de software de facturación electrónica que se encuentre conectada a internet y que pueda enviar documentos electrónicos a la DIAN.